Si durante los pasados días hemos mostrado cómo realizar la gestión eficaz de las principales actividades a realizar en la Carretera (conservación, rehabilitación, vialidad y seguridad vial), hoy nos vamos a centrar en la gestión económica, la planificación y seguimiento de proyectos, y el control de las obras.
Para que las empresas puedan maximizar su beneficio, realizando un buen servicio, es imprescindible que conozcan y planifiquen los trabajos a realizar, que controlen dichos trabajos (conociendo el coste económico, y los materiales empleados), y que puedan evaluar continuamente el proceso, para mejorarlo y evitar problemas.
¿Qué módulos o sistemas es necesario implantar para que las empresas de conservación puedan realizar una gestión económica integral de sus trabajos, así como la planificación y seguimiento de los mismos?
Tres son los módulos, que cubren tres funcionalidades concretas, que deberían estar presentes en un módulo de Planificación y seguimiento de proyectos, estando incluidos en el Sistema de Gestión Web de Carreteras:
- Módulo de Planificación
- El módulo de Planificación está enfocado a la programación de los trabajos a realizar en diferentes periodos de tiempo, ya sean anuales, mensuales o semanales, pudiendo llevar un control de la programación de trabajos tanto a nivel anual o interanual, como a nivel diario.
- La información que gestiona este módulo se integra de forma totalmente transparente para el usuario con el módulo de Gestión Económica y con el de Gestión de Obras (módulos que veremos a continuación), de forma que facilita la labor de planificación y programación de los trabajos a realizar, y la posterior obtención de los avances realizados sobre ésta, facilitando el seguimiento presupuestario de dichos trabajos..
- La carga de las diferentes programaciones se realiza de forma muy intuitiva utilizando plantillas en formato Excel, que facilitan en gran medida el proceso de gestión de los datos. Además, se incorporan mecanismos de reprogramación, que permiten mantener un histórico en caso de realizar modificaciones en las programaciones existentes.
- Módulo de Gestión Económica
- El módulo permite realizar todas las acciones asociadas a la gestión de los partes diarios de operaciones. Está estrechamente relacionado con el módulo de Planificación, de forma que la planificación y programación de los trabajos a realizar y el seguimiento presupuestario dependen de la conexión entre ambos módulos, que se encuentran integrados para facilitar el seguimiento de los trabajos ejecutados.
- Facilita la gestión de las actividades a realizar, base de los partes de trabajo diarios. Además, cuenta con herramientas que garantizan la persistencia de la información, de forma que aunque se actualice el catálogo de actividades, todos los partes ya ejecutados permanecen con los datos originales.
- El módulo se integra con el resto de módulos que forman parte del sistema, lo que permite que además de centralizar toda la gestión económica en el propio módulo, se pueda conocer en detalle el coste de las operaciones asociadas a otros contenidos, como las actuaciones realizadas para la atención a incidencias o los daños causados por siniestros, pudiendo registrar todos los costes asociados a las reparaciones derivadas de los partes por siniestros registrados en el sistema. Como complemento a las funciones esenciales, el módulo cuenta con submódulos adicionales que permiten aumentar el detalle de la gestión realizada, como las compras adicionales o la gestión de certificaciones mensuales.
- Módulo de Obras
- El Sistema de Gestión Web de Carreteras cuenta con un módulo enfocado a la gestión de información realizada con cada uno de los contratos de obra que se realizan, permitiendo relacionar dichos contratos con sus correspondientes planificaciones, para el posterior análisis de su ejecución, y el seguimiento presupuestario de la misma.
- Además del almacenamiento de la información y documentación relativa a cada uno de los contratos de obra, el sistema permite generar múltiples informes con dicha información. Tanto los informes como la información almacenada para cada obra son fácilmente configurables para adaptarse a las necesidades de funcionalidad del cliente. En todo momento el usuario puede conocer los datos de cualquier contrato de obra, así como la localización de la misma, la fase o estado en que se encuentra, o los avances que se están produciendo sobre la ejecución de los trabajos asociados al contrato, además de poder asociar los archivos, imágenes, y cualquier otro tipo de documento que sea necesario, así como todos los archivos que formen parte documentación propia del contrato.
- El módulo de gestión de obras está complementado además por un submódulo específico para la gestión de la información relacionada con los subcontratistas de las mismas.
- Cuenta con funciones que permiten realizar una perfecta adaptación y configuración de la información requerida por el cliente para adaptar el funcionamiento del módulo a su forma de trabajo y gestión.