El módulo de gestión de expedientes es un componente integrado en el sistema SmartRoads de ITERNOVA, que permite gestionar todo el flujo de información que se genera durante la tramitación de los expedientes relacionados con la conservación y explotación de infraestructuras, facilitando a los gestores la tarea de administrar de forma más eficaz todos los expedientes, y proporcionando herramientas diseñadas específicamente y adaptadas a los principales tipos de expediente que utilizan las empresas de conservación y las Unidades de Carreteras.
- Aspectos generales del módulo:
Más de 8 años de evolución y utilizado en múltiples sectores y Demarcaciones de Carreteras.
Múltiples sectores / provincias.
Expedientes con información completa y geolocalizada.
Diferentes modelos de documentos generados automáticamente.
Firma digital de documentos.
Módulo en constante evolución.
Múltiples posibilidades de configuración para adaptarlo a las necesidades: Configuración a medida de Clasificación de expedientes, fases o estados de expedientes, modelos de documentos…
Importación y Exportación en diferentes formatos: Mediante plantillas XLSX y CSV, API JSON/Rest, GeoJSON, informes en CSV, XLSX, PDF, DOCX, ZIP…
- Control absoluto del seguimiento de expedientes
Visualización y realización de acciones sobre expedientes en función de permisos y roles de usuario.
Definición de usuarios responsables del seguimiento de cada expediente.
- Filtros de búsqueda
Filtros rápidos y avanzados de búsqueda de expedientes: Por sectores, localización, fechas, clasificación, fase o estado, por responsables, por interesados…
Filtros de búsqueda por radio a partir de una geolocalización
Listados y mapas con geolocalización
StreetView y capas adicionales WMS (datos de Catastro, ortofotos PNOA…)
Descarga y exportación de resultados en formatos XLSX, PDF, DOCX, CSV…
- Registro de expedientes
Formularios optimizados para la introducción de datos con comprobación de posibles expedientes duplicados
Información completa y detallada, con campos de formulario que pueden inicializarse desde otros registros del sistema (incidencias, accidentes…)
Duplicación de registros para facilitar la creación de nuevos expedientes
Creación de nuevos expedientes desde registros de entrada y salida (Ventanilla Virtual)
Directorio de contactos para facilitar autocompletados de interesados y responsables
- Datos detallados de expedientes
- Información general
Información completa y detallada del expediente: Código y título, clasificación de expedientes, estado, datos del iniciador, interesado, representante y responsible del seguimiento del expediente…
Fotografías y documentos adjuntos
Exportación de fichas de expedientes en formatos compatibles: PDF, DOCX, XLSX, CSV…
Directorio de contactos para facilitar autocompletados de datos de interesados y responsables - Localización
Datos de geolocalización: Sector y términos municipales, carreteras y localizaciones adicionales…
Visualización sobre mapa y con StreetView con capas adicionales WMS (Catastro, ortofotos PNOA…) - Datos económicos
Visualización de datos económicos relativos al expediente: Tasas, garantías, avales…
Integración completa con el módulo de Gestión de Tasas: Permite el seguimiento del cobro de tasas asociadas a cada expediente - Canon ocupación
Gestión y seguimiento del canon de ocupación de aquellos registros que lo requieran según la clasificación de expediente
Fácil configuración e importación mediante XLSX del catálogo de localizaciones y cuadros de precios para el cálculo automático de los cánones de ocupación - Expedientes de daños
Gestión y seguimiento de expedientes de daños de aquellos registros que lo requieran según la clasificación de expediente
Cálculo automático de los daños ocasionados
Generación automática de modelos de documentos para los interesados
Catálogo de operaciones y unidades de obra asociadas para facilitar rellenado de campos de formulario
Fácil configuración mediante formularios e importación con plantillas XLSX de cuadros de precios - Temporizadores
Los responsables del expediente pueden registrar temporizadores para recibir notificaciones en fechas determinadas
Calendario de temporizadores activos - Fases del expediente
Actualización y listado de fases o estados por los que ha pasado el expediente
Generación automática de modelos de documentos asociados a cada fase y tipo de expediente - Registros asociados
Acceso directo a listado de registros de entrada / salida relacionados con el expediente (Ventanilla Registro Virtual).
Registro de nuevos expedientes a partir de registros de entrada / salida
Seguimiento de registros (tracking)
Relación entre registros de diferentes módulos (agenda de vialidad, incidencias, comunicaciones, accidentes…), mediante listados y mapas
Creación rápida de nuevos de expedientes desde registros de otros módulos, con campos completados automáticamente - Documentos
Visualización y descarga de documentos asociados a cada expediente, incluyendo histórico de versiones de cada fichero
Firma digital de modelos de documentos
- Modelos de Documentos
Generación y asociación automática de modelos de documentos asociados a cada fase y clasificación de expediente, utilizando datos de cada uno de ellos
Existen múltiples modelos de documentos y oficios disponibles
Posibilidad de crear nuevos modelos de documentos a medida
Uso de plantillas flexibles para la generación de documentos complejos: Con diferentes cabeceras y pies de página, múltiples copias para diferentes interesados, documentos con tablas e imágenes…
Descarga y almacenamiento en el sistema de los ficheros en diferentes formatos: PDF, DOCX, XLSX, CSV…
- Firma digital de documentos generados
Firma con certificado digital de documentos generados por el sistema
Posibilidad de múltiples firmas para un mismo documento y almacenamiento histórico de las diferentes versiones del documento
Asociación de documentos e imágenes a cualquier registro del sistema para su posterior acceso
- Apartado de ventanilla virtual – registros
Filtro de búsqueda y bandeja de entrada de registros de entrada y salida (Ventanilla de Registro Virtual)
Información geolocalizada y con posibilidad de adjuntar imágenes y documentos
Asociación a expedientes existentes
Creación de nuevos expedientes usando los datos del registro
Formularios optimizados para la introducción de datos
Detección automática de expedientes a los que podrían ser asociados los registros de entrada / salida
Todas las características del resto de módulos del sistema BIM: Geolocalización, exportación e importación de datos en formatos compatibles, notificaciones a usuarios…
- Estadísticas de expedientes y registros
Informes estadísticos de expedientes y registros según clasificación de expediente, localización, fase, estado…