El módulo de gestión de expedientes es un componente integrado en el sistema SmartRoads, que permite gestionar todo el flujo de información que se genera durante la tramitación de los expedientes relacionados con la conservación y explotación de infraestructuras, facilitando a los gestores la tarea de administrar de forma más eficaz todos los expedientes, y proporcionando herramientas diseñadas específicamente y adaptadas a los principales tipos de expediente que utilizan las empresas de conservación y las Unidades de Carreteras.
Algunas de las características básicas del Gestor de Expedientes son las siguientes:
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Cuenta con una zona de registro, que permite controlar el flujo de entrada y salida de información, y su inclusión en los diferentes trámites de cada expediente, capaz de gestionar las entradas, salidas, entradas internas y salidas internas.
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Permite controlar todo el proceso relativo a los distintos tipos de expedientes y la información que estos contienen, desde la entrada por el registro de los diferentes documentos, hasta su finalización, gestionando todas las fasesque los componen, los documentos que se generan en cada una de ellas y el histórico de los responsables que intervienen en su tramitación.
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Facilita el control de los plazos establecidos para la resolución de los expedientes, ayudando a garantizar su cumplimiento y facilitar su seguimiento, enviando alertas a los usuarios implicados sobre la proximidad de los vencimientos de plazos.
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Contiene una zona de estadísticas, donde se puede consultar el número de expedientes de cada tipo resueltos en un tiempo dado, así como los tiempos medios de resolución.
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Está expresamente diseñado para gestionar los expedientes relacionados con la carretera, por lo que se adapta perfectamente a las necesidades de este sector.
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Existe la posibilidad de asociar los expedientes a una carretera y punto kilométrico, visualizando su posición sobre el mapa, el cuál puede incluir capas externas de servidores WMS, como las del catastro.
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Integración con el resto del sistema SmartRoads para conseguir funciones avanzadas:
- Integración con el módulo de Gestión Económica para crear directamente los presupuestos de los expedientes de Daños a la carretera.
- Acceso directo a la visión de fotografías aéreas históricas y actuales.
- Acceso directo al módulo de Puntos con Restricción de la carretera desde los expedientes de tipo Transportes Especiales.
El módulo cuenta con la definición completa de los tipos de expediente utilizados habitualmente por las empresas y administraciones especializadas en la conservación y explotación de carreteras, incluyendo los expedientes de Uso y defensa de la carretera, Expedientes de obras y Asuntos generales.
La flexibilidad el módulo unida a las funcionalidades de SmartRoads, permiten la configuración y adaptación de estos expedientes a las necesidades concretas del cliente, así como la creación de todos los tipos de expediente que sean necesarios para el correcto desempeño de las funciones que deben llevarse a cabo.
El sistema de gestión de expedientes cuenta con una función de detección de duplicados, capaz de detectar si un expediente que está siendo creado, puede estar duplicado con uno ya existente en el sistema. Esta función se ejecuta al crear un nuevo expediente, y en caso de encontrar posibles duplicados, basándose en datos básicos como el tipo de expediente, persona que lo presenta, localización, etc, muestra una alerta al usuario que está tramitando el alta, para que tome la decisión oportuna, o añada las incidencias convenientes al nuevo expediente.