En el desarrollo de cualquier actividad empresarial o profesional se generan o utilizan un importante número de documentos y archivos que es necesario poder gestionar correctamente para ser capaces de obtener la información deseada en cualquier momento. Para hacer frente y organizar esta ingente cantidad de información, las empresas utilizan gestores documentales que les facilitan la gestión, administración, compartición y seguimiento de archivos y documentos.
Los trabajos que realizan las empresas encargadas de la conservación y explotación de carreteras no son ajenos a esta necesidad de gestionar importantes volúmenes de documentos y archivos, pero además de las necesidades habituales comunes con otras empresas, requieren de sistemas de gestión documental que se adapten a sus particularidades.
A continuación mostramos cuáles son las características fundamentales que debería tener un sistema de gestión documental adaptado por completo a las necesidades de las empresas que conservan y explotan las carreteras:
- 1.- Características comunes con otras empresas y con otros gestores documentales:
- Permitir la subida, modificación y descarga de ficheros de todo tipo.
- Control de usuarios y de sus permisos para acceder a ciertos ficheros. Igualmente la gestión de estos permisos debe permitir que determinados usuarios puedan modificar los archivos subidos por otros, pero no de forma inversa, o visualizar únicamente los contenidos a los que se tiene acceso.
- Control de versiones de los ficheros registrados en el sistema.
- Posibilidad de búsquedas, tanto por nombre del archivo como por los tags incorporados, así como por cualquier otra información introducida junto con el fichero
- Tener acceso al sistema vía web.
- 2.- Características específicas a las necesidades de los trabajos en las carreteras
- Permitir asociar características propias de la explotación de las carreteras con los documentos, para facilitar su búsqueda filtrada por estos elementos: Sector de la carretera que pertenece, carretera a la que pertenece, Punto Kilométrico, etcétera. De esta forma, por ejemplo, se podrían buscar únicamente documentos de tipo ?contratos?, relacionados con los Puntos Kilométricos del 1 al 100 de una carretera determinada.
- Gestionar todos los archivos relacionados con las carreteras, tanto los introducidos directamente en el gestor, como los incorporados en otras secciones (por ejemplo, en actividades de vialidad), de forma que se pueda buscar también los documentos asociados a los distintos tipos de trabajo en la carretera.
Además de contar con un gestor documental, la gestión de expedientes es otro elemento que, aunque relacionado, tiene sus propias particularidades, y debe ser realizado de forma independiente. Para ello, como ya mostramos en su día en Tecnocarreteras, se debe contar con sistemas de gestión de expedientes que permitan gestionar todo el flujo de información que se genera durante la tramitación de los expedientes relacionados con la conservación y explotación de infraestructuras, facilitando a los gestores la tarea de administrar de forma más eficaz todos los expedientes, y proporcionando herramientas diseñadas específicamente y adaptadas a los principales tipos de expediente que utilizan las empresas de conservación y las Unidades de Carreteras.