Una de las partes más importantes de un sistema de gestión de carreteras, es poder controlar la información relativa a todos los trabajos realizados/a realizar, desde el punto de vista económico, para poder evitar (o en su caso, corregir a tiempo) las posibles desviaciones sobre lo presupuestado.
Por ese motivo debe existir un Módulo de Gestión Económica que permita que el gestor de infraestructuras realice la planificación de la ejecución de las actividades económicas previstas, así como el posterior control de gastos una vez realizadas.
Aunque tradicionalmente, diferentes administraciones y empresas han desarrollado esta labor utilizando el software Infoseg (creado por Iternova), en la actualidad, resulta de mayor utilidad contar con un módulo web, como el sistema de gestión económica del Sistema SmartRoads, que permita integrar los trabajos con el resto de actividades y acciones desarrolladas en la carretera, y facilite su uso en cualquier dispositivo.
A continuación vamos a indicar las funcionalidades más destacadas que tiene que tener un módulo para la gestión económica (en la conservación y explotación de carreteras), y que se integran dentro del Sistema SmartRoads:
- Control de usuarios, que permite saber en todo momento quién ha realizado una acción asociada a la gestión y planificación; el control mediante contratos, que permiten definir diferentes planificaciones, con sus distintos cuadros de precios para los elementos, y homogeneizar su gestión; y la persistencia de datos, lo que garantiza que los datos registrados en un momento determinado siempre se mantendrán tal como fueron introducidos, así como el registro de un histórico de operaciones realizadas sobre determinados componentes.
- Componentes que deben estar presentes en el módulo: Obras, Partes de trabajo, Órdenes de trabajo, Contratos, Planificaciones y Avances.
- Planificación económica: Permite la programación, seguimiento y avance para una obra de un contrato determinado.
- Importación de la planificación: El sistema cuenta con un gestor de plantillas de importación, que en función del contrato y las fechas de programación seleccionadas, devuelve las plantillas de importación disponibles para su descarga, tanto las plantillas mensuales como las anuales para los diferentes tipos de conservación
- Avances: Permite obtener los informes que cumplen los parámetros de búsqueda marcados, y que facilitan el control del gasto producido en la ejecución de una obra respecto a su planificación. Los parámetros de filtro son el proyecto, el contrato de obra, el contratista, las fechas de programación, el tipo de periodo, tramos, carreteras entre otros.
- Informes de planificación: Permite visualizar y descargar un listado de informes, que cumplen los parámetros de búsqueda marcados. Con esto, el usuario podrá descargar los informes generados en diferentes formatos (pdf, xls, doc).
- Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT): SmartRoads permite realizar la gestión y control de los avances sobre planificaciones utilizando esta herramienta de gestión de proyectos, y facilitando la integración con las diferentes técnicas de gestión que puedan utilizarse a nivel de explotación, con el fin de cumplir los objetivos marcados.
- Seguimiento financiero: Permite gestionar los elementos y las actividades que intervienen en las operaciones de conservación, así como el seguimiento económico de las tareas ejecutadas que se registran a través de las órdenes y partes de trabajo para cada contrato de forma independiente. Este módulo se integra totalmente con el resto del sistema, de manera que para cada obra, tarea, inspección o cualquier otro elemento del sistema, se pueda asociar sus correspondientes órdenes de trabajo, así como poder realizar el seguimiento y avance de una obra de un contrato dado, respecto a la planificación realizada. El funcionamiento del módulo de seguimiento financiero es el siguiente:
- Elementos: Permite la búsqueda y gestión de los diferentes elementos tanto genéricos como asociados a un determinado contrato, así como su registro en el sistema y la importación mediante plantillas.
- Actividades: Permite la búsqueda y gestión de las diferentes actividades asociadas a un determinado contrato, así como su registro en el sistema y la importación mediante plantillas.
- Órdenes de trabajo: permite la búsqueda y gestión de las diferentes ordenes de trabajo asociadas a un determinado contrato, así como su registro en el sistema y una búsqueda avanzada y generación de informes. Las órdenes de trabajo pueden asociarse, además, a cualquier otro componente de SmartRoads, como las Obras subcontratadas, las tareas de Agenda de Vialidad o los Accidentes de Seguridad Vial que haya registrados. Otra característica económica relevante de estas órdenes es la posibilidad de llevar el control de los adelantos y amortizaciones de los pagos realizados para la ejecución de las mismas.
Como complementos al módulo, se pueden incorporar otros módulos relacionados como gestión de almacenes, de subcontratistas o de obras, que pueden aportar funcionalidades de interés en determinados entornos.