En los últimos meses, hemos podido comprobar que una de las necesidades básicas de cualquier gestor de infraestructuras es la de tener un gestor de expedientes, capaz de simplificar la tramitación de los expedientes relacionados con la conservación y explotación de carreteras, y de ayudar a cumplir todos los plazos de gestión.

En vista de esta necesidad, desde Iternova hemos desarrollado un nuevo módulo para nuestro sistema SmartRoads: el módulo de Gestión de Expedientes. 

Se trata de un gestor de expedientes compuesto por dos bloques fundamentales:

• Por un lado, cuenta con un registro de entrada y salida, donde queda constancia de todas las entradas y salidas de documentos, comunicaciones o cualquier tipo de información, y que deben ser asociadas a un expediente, incluso aunque estas comunicaciones sean internas.
• Por otra parte, proporciona un completo gestor de tramitación de expedientes, que posibilita el seguimiento y control de todas las fases que se deben tramitar para resolver un expediente, y que gracias a la flexibilidad del sistema SmartRoads, permite adaptar totalmente el funcionamiento del módulo a las necesidades del cliente.

Este gestor de expedientes, cuenta además con las funcionalidades necesarias para tramitar los tres tipos de expediente más comúnmente utilizados por las empresas y administraciones encargadas de la conservación y explotación de carreteras:

• Expedientes de Uso y Defensa de la Carretera, que permiten tramitar todo aquello relacionado directamente con la infraestructura vial. Cuenta con distintas subcategorías,  como autorizaciones, sanciones, daños, transportes especiales, reclamaciones de terceros y otros trámites genéricos.
• Expedientes de Obras, que comprende los trámites relacionados con la gestión de obras, y toda la documentación asociada. Este tipo de expediente cuenta con funciones avanzadas de búsqueda, gestión y visualización de documentos, dada la gran cantidad de información que se utiliza en estos trámites.
• Expedientes de Asuntos Generales, que permiten tramitar cualquier otro tipo de expediente que no esté comprendido dentro de los tipos anteriores.

Pero las ventajas de utilizar un Gestor de Expedientes desarrollado e integrado en un sistema de gestión integral como SmartRoads no acaban ahí, porque este módulo se integra totalmente con el resto del sistema, de forma que permite localizar un expediente en la red viaria gestionada por el cliente, con su referenciación mediante carretera y PK, y permite obtener información registrada en el sistema, de cualquier otro módulo, para su uso durante la tramitación de expedientes. Un ejemplo claro de esta integración lo encontramos en el expediente de daños, dentro de Uso y Defensa de la carretera, donde se puede generar una valoración real del daño ocasionado utilizando los datos registrados en el módulo de Gestión Económica, y que queda asociada al expediente de manera automática, ahorrando mucho tiempo al gestor.

Además, el sistema integra un completo control de alertas y notificaciones sobre los plazos de cumplimiento de las distintas fases que forman los trámites, de forma que cuando se aproxima la fecha de cumplimiento del plazo, el usuario responsable de tramitar la fase en cuestión es alertado de tal circunstancia, facilitando de este modo el cumplimiento de plazos.

Y todo ello con la flexibilidad de configuración que caracteriza al sistema SmartRoads, que permite adaptar todas las funcionalidades a los requisitos del cliente, proporcionando un acceso funcional mediante web, desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, y garantizando la seguridad en todo momento, mediante certificados y un control de acceso a funciones basado en permisos y roles, que permite especificar qué usuarios pueden acceder a las funcionalidades que forman parte del Gestor de Expedientes.